嘉得信研究║扫描件签约与混合签署的法律效力及风险探析

自互联网时代以来，线上签约已成为各行各业开展业务的主要手段，电子合同与电子印章的应用日益普及。然而，在此潮流之外，一种更为传统的线上签约形式——即一方先将签字或盖章的合同文本扫描后通过电子方式发送给对方，对方接收并打印该扫描件，进行签字或盖章，再扫描回传——在实践中仍被广泛使用。这种方式虽具便利性，但一旦发生争议，合同的效力往往成为双方争执的焦点。此外，实践中还存在着一种“混合签署”方式，即一方使用物理印章（或手写签名），另一方使用电子印章。本文旨在对这两种线上签约形式的法律效力进行分析，并探讨相关的风险防范要点。

合同成立的核心在于当事人意思表示的合意。《中华人民共和国民法典》（以下简称《民法典》）第471条规定：“当事人订立合同，可以采取要约、承诺方式或者其他方式。”因此，判断扫描件签约合同是否成立，关键在于审视其是否完成了有效的要约与承诺程序。

《民法典》第472条规定：“要约是希望与他人订立合同的意思表示，该意思表示应当符合下列条件：（一）内容具体确定；（二）表明经受要约人承诺，要约人即受该意思表示约束。”一份完整合同文本的扫描件，其内容本身通常满足“具体确定”的要求。因此，判断重点在于要约人是否有“经受要约人承诺即受约束”的意思表示，这需要结合整个签约流程进行综合认定。

若合同条款本身已明确约定“双方互相在扫描件上盖章（或签字）即视为合同成立”，则要约人受约束的意思表示清晰无疑，要约成立。

若合同未明确约定此种签署方式的效力，则需综合考量以下因素：一看要约人在双方往来文件、邮件、即时通讯记录等中，是否明确表示“受要约人在该扫描件的打印件上签字/盖章后合同即成立”；二看双方此前是否存在类似扫描件签约且被认可有效的交易习惯；三看要约人是否在发送扫描件后，已开始按照合同约定履行主要义务（如付款、发货）。若存在上述任一情形，均可认定要约人具有受约束的意思表示，要约成立。

《民法典》第479条规定：“承诺是受要约人同意要约的意思表示。”当受要约人在合同扫描件的打印件上签字或盖章后，按照要约人的要求将签署后的文件扫描回传，即构成明确的承诺意思表示，合同自该承诺到达要约人时生效。即使受要约人未将签署后的文件回传，只要其已开始按照合同约定履行义务（如提供服务、交付货物）或接受对方履行（如接收货物、支付款项），即可认定其以行为作出了同意要约的意思表示，合同亦应视为成立生效。

《民法典》第141条规定：“行为人可以撤回意思表示。撤回意思表示的通知应当在意思表示到达相对人前或者与意思表示同时到达相对人。”鉴于扫描件通常通过即时通讯工具或电子邮件发送，撤回要约或承诺的可能性极低。因此，通常仅考虑要约的撤销与时效。要约原则上可撤销（《民法典》第476条），但撤销通知应在受要约人发出承诺之前到达受要约人，且存在例外情形（如要约明示不可撤销，或受要约人已为履行做了合理准备）。在扫描件签约场景下，若受要约人已签署甚至开始履行，要约人撤销权通常消灭。此外，要约在特定情形下失效（《民法典》第478条），如被拒绝、被依法撤销、承诺期限届满未承诺、内容被实质性变更。要约失效后，该份扫描件合同文本不再具有要约效力。

扫描件签约面临的核心法律风险在于其“易被篡改、易遭否认”的特性。受要约人可能否认回传扫描件上的签章是其本人/公司所为，或主张内容被篡改，且扫描件本身易通过技术手段伪造、变造。

为规避风险，我们建议：在签约前核实对方联系人的身份及签约授权，并保留证据；在签署时应仔细核对扫描件内容；签约后应保留完整的合同磋商、发送、要求签署、回传等全过程的沟通记录（电子邮件、微信、QQ等），并全面留存与合同履行相关的原始凭证（发货单、签收单、发票、付款凭证等）。对于重要合同，可考虑在扫描件签约后尽快补签或换签纸质原件，或通过可靠的第三方电子签约平台重新签署。

混合签署指一方使用传统物理印章（或手写签名）在纸质文件上签署，另一方使用电子印章进行签署的形式。在法律效力上，根据《中华人民共和国电子签名法》（以下简称《电子签名法》）第14条规定，“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力”。因此，无论采取电子章还是物理章的形式，只要双方当事人的要约与承诺都是其真实意思表示，且该电子签名满足《电子签名法》第13条关于“可靠电子签名”的条件（如专有性、控制性、不可篡改性），合同应被认定为有效。

然而，混合签署的挑战在于确保双方签署的是同一份内容完全一致的合同文本，以及电子签名的可靠性证明。特别是当电子合同被打印为纸质文件由另一方加盖物理章时，电子印章的安全、防篡改和防抵赖功能可能受到影响。

因此，我们建议：在合同中明确约定签署方式；建立严格流程确保双方签署的合同文本内容版本完全一致；使用由合法电子认证服务机构提供数字证书的可靠电子签名；采用电子签名的一方应妥善保存完整的电子合同文件及其生成、存储、传输过程的日志记录。

需要特别强调的是，《中华人民共和国劳动合同法》（以下简称《劳动合同法》）对劳动合同的形式有严格的法定书面要求，这使其区别于一般的民商事合同。《劳动合同法》第10条第1款明确规定：“建立劳动关系，应当订立书面劳动合同。”第82条则规定了用人单位未依法订立书面劳动合同需支付二倍工资。

扫描件签约这一模式在劳动合同领域的核心问题在于，劳动者最终持有的往往只是一份打印的、带有其本人签名（甚至签名可能是打印的影印版）和用人单位电子章（或扫描章）的纸质文件，这与传统意义上双方各执一份带有“原始手写签名或鲜章”的纸质合同存在差异，易被质疑不符合“书面形式”的法定要求及劳动者持有合同文本的权利。司法实践中对此态度较为严格，例如在“(2020)吉02民终1728号”案中，法院认为用人单位提交的《劳动合同书》中劳动者的签字仅为“影印版”，用人单位无法证实已向劳动者充分告知合同内容且使用签名影印版已获劳动者本人同意，结合用人单位后续未补签、未按合同约定交劳动者保存一份等因素，法院无法认定该合同系双方真实意思表示，判决用人单位未签订书面劳动合同应支付二倍工资。

因此，用人单位在采取上述签约方式要格外注意法律风险。若希望采用扫描件签约或混合签署形式，必须极度谨慎并确保：在签署前向劳动者清晰说明拟采用的签约方式、法律效果及完整的合同文本内容，并取得劳动者的明确书面（或清晰电子记录）同意；保障劳动者在签署前充分阅读、理解合同；在劳动者回传签署扫描件后，必须及时向其交付一份纸质劳动合同正本或可下载保存的的完整电子劳动合同文件；保存所有相关证据（合同发送记录、同意证明、交付凭证等）。

线上签约的便捷性推动了扫描件签约与混合签署的应用。在一般民商事领域，若能清晰证明当事人的真实意思表示（满足要约-承诺要件），并能有效应对真实性、防篡改挑战，其合同效力可获认可，但需辅以严谨的流程和证据管理。然而，在劳动合同领域，《劳动合同法》对“书面形式”的强制性规定及司法实践的严格审查，使得扫描件签约（尤其使用劳动者签名影印版）和操作不当的混合签署可能被认定为“未订立书面劳动合同”，导致用人单位承担沉重的二倍工资责任。便捷不应以牺牲法律关系的确定性和劳动者权益保障为代价，用人单位在劳动合同签署方式的选择上应格外审慎。